Gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind bei geringfügig entlohnter Beschäftigung im Sinne von § 8 Abs. 1 Nr.1 SGB IV und bei kurzfristiger Beschäftigung im Sinne von § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der Verstoß gegen die Dokumentationspflichten ist gemäß § 21 MiLoG als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewehrt.
Die MiLoDokV regelt Ausnahmen von den Dokumentationspflichten nach § 17 MiLoG – somit auch von der Aufzeichnungspflicht gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG – für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt bestimmte Bruttobeträge (Schwellenwerte) überschreitet. Mit Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns zum 01.01.2024 auf € 12,41 und zum 01.01.2025 auf € 12,82 je Zeitstunde n (s. AGV-Nachrichten 6/23) wurden auch die Schwellenwerte gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 und 3 MiLoDokV angepasst.
Ausnahmen von der Dokumentationspflicht bestehen nunmehr,
- wenn das verstetigte regelmäßige Bruttomonatsentgelt € 4.319,00 (ab 01.01.2025: € 4.461,00)
übersteigt oder - wenn das regelmäßige Bruttomonatsentgelt € 2.879,00 (ab 01.10.2025: € 2.974,00) übersteigt und nachweislich bereits über mindestens volle zwölf Monate gezahlt worden ist.
Liegt einer der Ausnahmetatbestände vor, müssen zwar keine Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber muss aber Unterlagen bereithalten, die die Voraussetzungen der jeweiligen Ausnahmeregelung belegen.
Anmerkung:
Die vorbenannten Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bestehen grundsätzlich schon seit dem 16.8.2014 und sind bei Verstößen hiergegen auch bußgeldbewehrt. Sollte ein diesen Verpflichtungen unterliegender Arbeitgeber seine Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten noch nicht erfüllt haben, so ist – soweit möglich – eine Nachholung dessen zu empfehlen.
Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit gibt es keine besonderen Formvorschriften. Der Arbeitgeber sollte aber in der Lage sein, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentiert nachzuweisen. Dies kann mit Stundenzetteln oder durch elektronische Aufzeichnungen erfolgen.
Sollte eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten weder vereinbart noch erfolgt sein, besteht das Risiko, dass bei Sozialversicherungsprüfungen, mit Nachzahlungen (Phantomlohn) zu rechnen sind.