Uns ist es wichtig, digitale Chancen zu nutzen, um allen Beteiligten einen möglichst großen Mehrwert bieten zu können. Vor gut einem Jahr haben wir Sie an dieser Stelle über die Einführung der Plattform Circit informiert – Zeit ein erstes Fazit zu ziehen. Zunächst möchten wir uns aber herzlich bei Ihnen für die erfolgreiche Zusammenarbeit und das Engagement bei der Umstellung auf digitale Drittbestätigungen über Circit bedanken. Diese Umstellung ist ein weiterer gemeinsamer Schritt zur digitalen Transformation.

//Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Dank der Einführung digitaler Drittbestätigungen haben wir gemeinsam bemerkenswerte Effizienzsteigerungen und Zeitersparnisse erzielt. Die Anforderungsprozesse, die früher erhebliche manuelle Arbeit und Zeit in Anspruch nahmen, werden nun erheblich vereinfacht. Durchschnittlich ist der komplette Prozess der Drittbestätigungen aktuell in gut 12 Tagen (inkl. Wochenenden und Feiertagen) durchlaufen.

(Quelle: Eigene Statistik über die im Januar 2024 durchgeführten Drittbestätigungsaktionen mit Circit in Stunden (auf Basis 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche); Systemexport)

//Höhere Zuverlässigkeit und Sicherheit

Die digitale Umstellung bringt nicht nur eine Beschleunigung der Prozesse mit sich, sondern auch eine gesteigerte Zuverlässigkeit und Sicherheit. Digitale Bestätigungen durch Circit minimieren das Risiko menschlicher Fehler (z.B. bei den Anschreiben an die Dritten) und erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Daten. Dies stärkt das Vertrauen in die Validität der Informationen und schafft eine solide Basis für unsere gemeinsamen Entscheidungen und Strategien.

//Nachhaltigkeit und CO2 Reduktion

Die prognostizierten Einsparungen beim Papierverbrauch und gesparten Portokosten haben sich bislang nur teilweise realisieren lassen. Während die Prozessschritte zwischen Mandant und Prüfer volldigital ablaufen, erhalten wir (leider) noch im größeren Umfang die Bestätigungen der Dritten in Papierform. Aber auch bei den Dritten wird der Mehrwert digitaler Verfahren sukzessive erkennbar sein – werben Sie gerne dafür, digitale und nachhaltige Verfahren anzuwenden.

//Vereinfachter Prozess für Folgeprüfungen: roll forward

Wenn Sie bereits auf der Plattform registriert sind, wird der Prozess in diesem Jahr noch reibungsloser ablaufen. Dank der bereits erfolgten Einrichtung der Zugänge entfällt der initiale Aufwand, was eine weitere Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse bedeutet. Diese kontinuierliche Verbesserung der Nutzererfahrung ist ein Kernziel unserer digitalen Transformationsstrategie.

Für die bevorstehenden Prüfungen möchten wir den Prozess so nahtlos und effizient wie möglich gestalten. Deshalb werden wir uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um zu klären, ob es seit der letzten Prüfung Änderungen bei den Dritten gegeben hat. Eine kurze Rückmeldung zu eventuellen Änderungen ermöglicht es uns, die letzten Anforderungen als Grundlage für die kommenden Anforderungen zu nutzen.

//Wertschätzung für Kooperation und Feedback

Der Übergang zu digitalen Prozessen ist ein Lernprozess für uns alle, und Ihr Feedback sowie Ihre Kooperation im Laufe dieser Umstellung waren von großem Wert. Jeder Beitrag hat uns geholfen, unsere Dienstleistungen zu verfeinern und anzupassen, um den Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden. Dafür möchten wir uns herzlich bedanken!

//Ein Blick in die Zukunft

Mit den gewonnenen Erfahrungen, der fortlaufenden Optimierung unserer Prozesse und der fortgesetzten Zusammenarbeit mit unseren Mandanten und Dienstleister wird das kommende Jahr 2024 noch reibungslosere Anforderungsprozesse mit sich bringen. Unter anderem wird es uns voraussichtlich bis Herbst 2024 möglich sein, dass Sie selbst in Circit Einsicht auf alle Rücklaufdokumente nehmen können.

Sollten Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen dabei gerne zur Seite. Ihre Ansprechpartner speziell zu Fragen bei der Einholung digitaler Drittbestätigungen bzw. bei der Nutzung von Circit in unserem Haus sind: Nadine Zankl, Valentin Biendl und Robert Dobroschke. Kontaktieren Sie uns gerne unter drittbestätigungen@vdwbayern.de