Nachstehend aufgeführte Buchhaltungsunterlagen können nach dem 31. Dezember 2023 vernichtet werden:
- Aufzeichnungen aus 2013 und früher,
- Inventare, die bis zum 31. Dezember 2013 aufgestellt worden sind,
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2013 oder früher erfolgt ist,
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2013 oder früher aufgestellt worden sind,
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2013 und früher,
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, die 2017 oder früher empfangen oder abgesandt wurden,
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2017 oder früher.
Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten. Es wird davon ausgegangen, dass die letzten Aufzeichnungen für das jeweilige Jahr im Folgejahr erfolgten. Wurden sie später vorgenommen, sind die Unterlagen entsprechend länger aufzubewahren.
Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind
- für eine begonnene Außenprüfung,
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Es ist darauf zu achten, dass die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen. Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Hinweis:
Verkürzte Aufbewahrungsfristen sind 2024 noch nicht relevant.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III reicht es künftig aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre statt 10 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 EGAO geregelt. Die Neuregelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2020 beginnt. Somit ist diese Neuregelung im Jahr 2024 noch nicht relevant
Ausführliche Informationen über steuerlich relevante Gesetzesänderungen finden Sie in der Mandanteninformation der Bavaria Tax GmbH zum Jahreswechsel 2023/2024:
