– Abgesagt – Präsenz – Protokollführung – stilsicher und juristisch korrekt

Protokollführung ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die Hintergrundwissen, sprachliche Souveränität und eine hohe Konzentrationsfähigkeit erfordert. Gegenwärtig werden an die Protokollführung auch weit mehr Anforderungen gestellt. Das betrifft vor allem das Vor- und Nachfeld der eigentlichen Beratung.

Der Wert eines Protokolls hängt von seiner tatsächlichen Nachnutzbarkeit ab. Die entscheidende Frage ist: Können andere und der Protokollant selbst nach einer gewissen Zeit noch präzise die Ergebnisse der Beratung erfassen? Nur so kann das Protokoll sinnvoll in den Arbeitsprozess integriert werden.

Das Protokoll ist geprägt durch einen formalen Rahmen, durch juristische Vorgaben und eine spezifische Sprache. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, das Protokoll als Beweismittel in juristischen Auseinandersetzungen heranzuziehen.

Darüber hinaus ist die Protokollführung mit der Moderation der Besprechung „verzahnt“. Das heißt, es kommt auch darauf an, wie die Moderation mit der Protokollführung harmonisiert.

Protokoll-Analyse
Für ein zielgerichtetes Vorgehen im Seminar ist im Vorfeld eine Klärung folgender Fragen empfehlenswert:

• Gibt es ein einheitliches Protokollformular? Wenn ja, wie wird es genutzt?
• Welche Festlegungen gibt es für Protokolle (Geschäftsordnungen o. Ä.)?
• Für welche Veranstaltungen/Gremien werden Protokolle geschrieben?
• Wie läuft die Vorbereitung/Nachbereitung ab?
• Wie wird das Einhalten von Festlegungen gesichert?

Um den Ist-Stand zu ermitteln ist es notwendig, dass der Referent im Vorfeld eine Auswahl verschiedener Protokolle zur Verfügung gestellt bekommt. Damit kann das Seminar auf die konkreten Erfordernisse des Unternehmens zugeschnitten werden.

Seminarziel
Die Teilnehmer erweitern ihr Wissen über die Protokollarten und Ihre zielgerichtete Verwendung.

Sie vertiefen und erweitern ihre Fähigkeiten

• Protokolle kurz, treffend und stilsicher zu verfassen,
• die wichtigen Informationen festzuhalten und
• den formalen Rahmen einzuhalten.

Sie sind in der Lage, Protokolle als wirkungsvolles Managementinstrument zu nutzen.

Des Weiteren optimieren Sie ihre Mitschreibetechniken und können dadurch ihre Konzentrationsfähigkeit steigern.

Zudem erweitern Sie ihr Wissen über die juristische Korrektheit von Protokollen. Sie sind in der Lage, juristisch korrekte Protokolle/Niederschriften zu verfassen.

Inhalte:
Protokollarten und deren Einsatz

• Dokumentation und/oder Managementinstrument
• Beweismittel und/oder Ideenrettung – Schreiben Sie das richtige Protokoll

 Juristische Grundlagen

• Gesetze/Hauptsatzung/Geschäftsordnung
• Notwendige Form
• Notwendiger Inhalt
• Öffentliche Urkunde
• Änderungen im Protokoll

 Effektive Vorbereitung/Nachbereitung

• Einladungsschreiben
• Tagesordnung
• Absprache mit dem Moderator
• Nachverfolgen der Festlegungen

 Die wichtigen Informationen festhalten

• Hauptinformationen herausfiltern
• Mitschreibetechniken optimieren
• Prioritäten setzen – Wird das Richtige festgehalten?
• Sprachliche Exaktheit des Protokolls
• Indirekte Rede mit Konjunktiv

 Formale Gestaltung

• Protokollrahmen
• Stil und Etikette einhalten
• Rechtliche Wirksamkeit

Referenten:
Dr. Steffen Walter, Korrespondenztraining und -beratung, Berlin
Prof. Dr. E. Beckmann, Hochschullehrer an der FHöV NRW, Lehrbeauftragter u.a. verschiedener kommunaler Studieninstitute, Angehöriger der RA-Kanzlei Beckmann & Abshoff

Gebühren:
350,00 € für VdW-Mitglieder
440,00 € für Nichtmitglieder
sowie jeweils pro Tag eine Verpflegungspauschale von 30,00 € netto zzgl. USt.

Zielgruppe:
Mitarbeiter, die Gremienprotokolle oder interne Protokolle verfassen, Vorstände/Geschäftsführer von Wohnungsgenossenschaften/Wohnungsunternehmen

Teilnehmerzahl:
maximal 25 Teilnehmer

Anmeldeschluss: 20.07.2022
Ihre Anmeldebestätigung erhalten Sie erst nach Anmeldeschluss.