Seit Anfang 2025 reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Bisher mussten Datenverarbeitungssysteme sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrechterhalten werden.
Dies wird in § 147 Abs. 6 Satz 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art. 97, § 19b Abs. 2 AEAO (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) geregelt. Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2020 beginnt.